Umiejętność prognozowania przyszłych wydatków to podstawa skutecznego zarządzania każdym przedsiębiorstwem. Szczególnego znaczenia nabiera jednak w przypadku złożonych budżetów flotowych. Jak zaplanować przyszłe wydatki związane z eksploatacją pojazdów? Odpowiedzi na to pytanie dostarcza TCO – narzędzie analizy i optymalizacji kosztów flotowych.
Co to jest TCO?
Występujący w tytule tajemniczy akronim zdobył ostatnimi czasy zawrotną popularność, definiując praktykę funkcjonowania zarówno dużych flot korporacyjnych, jak i firm z segmentu MŚP, a nawet jednoosobowych działalności gospodarczych. Co to jest TCO i w czemu zawdzięcza tak duże uznanie zróżnicowanych środowisk biznesowych?
Wedle ogólnej definicji, TCO – Total Cost of Ownership – oznacza całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymania i wreszcie zbycia aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu. Przekładając to pojęcie na płaszczyznę funkcjonowania firm posiadających flotę, można wytłumaczyć je jako ogół kosztów, z jakimi wiąże się eksploatacja pojazdu – od jego pierwszej do ostatniej minuty w firmie. Co wchodzi w skład kosztów oraz jak efektywnie oszacować wszystkie wydatki związane z użytkowaniem samochodu?
TCO we flocie – główne składowe kosztów i rodzaje analizy
Analizę kosztów eksploatacji pojazdu firmowego za pomocą Total Cost of Ownership można przeprowadzić na dwa sposoby. Analiza retrospektywna sprowadza się przede wszystkim do monitorowania budżetu, założonego na stworzenie i utrzymanie floty. Odbywa się zarówno poprzez dokładną obserwację poszczególnych składowych kosztów całkowitych, jak i definiowanie związanych z nimi trendów i zagrożeń. Taki rodzaj analizy wymaga jednak od managera posiadania danych historycznych, obejmujących cały okres eksploatacji pojazdów w firmie oraz prowadzenia na ich podstawie statystki post factum. Drugi sposób wykorzystania Total Cost of Ownership to podejście prognostyczne. Umożliwia ono porównanie dostępnych na rynku ofert oraz na ich podstawie oszacowanie przyszłego budżetu.
Jeśli natomiast chodzi o źródła rozpatrywanych kosztów, TCO we flocie składa się z wielu elementów, które można by mnożyć i rozkładać na czynniki pierwsze. Najczęściej dzieli się je na następujące składowe:
- finansowanie (w tym wartość rezydualna pojazdu),
- ubezpieczenie,
- paliwo,
- obsługa techniczna pojazdu (koszty serwisowania i eksploatacji),
- inne koszty (opłaty za parkingi, autostrady, podatki, opłaty środowiskowe itp.).
Korzyści z zastosowania analizy TCO we flocie
Przewidywanie wydatków i wpływów do budżetu to niezwykle ważny aspekt zarządzania każdym przedsiębiorstwem. W przypadku firm dysponujących flotą pojazdów, nabiera on jednak szczególnego znaczenia, ze względu na wielkość generowanych kosztów i ich udział w całościowym budżecie przedsiębiorstwa.
– Trudno wyobrazić sobie dzisiaj efektywne zarządzanie i optymalizację kosztów bez użycia TCO. Ich dokładna analiza umożliwia nie tylko podejmowanie optymalnych decyzji zakupowych, ale i świadome administrowanie budżetem oraz dostosowanie go do warunków funkcjonowania konkretnej floty. Umiejętność wyciągania wniosków oraz podejmowanie decyzji na podstawie danych, pozwala uniknąć celowania w ciemno, a tym samym – niepotrzebnych wydatków – tłumaczy Tomasz Małaczek, Członek Zarządu Flotman.
Podsumowując, analiza Total Cost of Ownership to niezwykle skuteczne narzędzie zarządzania flotą i optymalizacji kosztów związanych z tym procesem. Co prawda zależność składowych od wielu czynników – takich jak chociażby rynek globalny czy polityka fiskalna państwa – uniemożliwia pewne określenie przyszłych kosztów. Pozwala jednak przewidzieć pewne trendy oraz zmniejszyć ryzyko złego oszacowania budżetu flotowego.
